Quando una qualunque azienda deve decidere a quale gestionale affidarsi, i fattori che influiscono sulla scelta sono principalmente legati all’interfaccia grafica, come se questa fosse la base per far funzionare tutto il sistema. 

Non viene mai considerato il database, che gioca un ruolo fondamentale sia nelle performance di tutto il sistema gestionale, sia di contenuto. Senza volersi addentrare negli aspetti prettamente tecnici, basti immaginare il database come un grosso file Excel, composto da svariate decine di colonne, fogli, righe.

Meglio è organizzato questo “grosso file Excel”, più risulta facile e veloce utilizzare questa grosse mole di dati. Un database è anche uno strumento che ottimizza la ricerca delle informazioni. In pochissimo tempo è possibile dare un significato ai dati conservati, semplicemente seguendo alcuni criteri di ricerca.

Il database è il cuore di tutta l’informazione dello studio dentistico, come di qualunque altra azienda.

Fatta questa dovuta premessa, che importanza ha e come si costruisce un database di Marketing?

Ogni interazione studi/cliente deve arricchire il database clienti, non solo sotto l’aspetto clinico ed economico, ma anche con informazioni di carattere personale (livello di soddisfazione del cliente, gusti personali, preferenze, nucleo familiare).

Questa raccolta di dati, opportunamente gestiti nel quotidiano da parte di tutto lo staff, permette allo studio di aumentare il livello di Qualità Percepita da parte del paziente, che sarà sempre la migliore pubblicità per lo studio.

È necessario quindi stabilire 3 regole, che non ammettono alcuna deroga, per poter costruire un database di Marketing con regolarità:

1. ogni membro dello staff deve avere un compito definito;

2. i dati devono essere inseriti in tempo reale, col passare del tempo l’informazione viene dimenticata e mai più registrata;

3. deve essere nominato un responsabile addetto al controllo dell’inserimento dei dati, la quantità di informazioni deve crescere ogni giorno.

Affinché queste regole vengano rispettate, bisogna sempre considerare un fattore interno molto importante: la motivazione del team.

Le attività quotidiane devono trovare fondamento in un senso di appartenenza e di ricerca di un fine comune da parte di tutti i membri dello studio, nessuno escluso.

Estremamente consigliato una revisione generale di tutto il database ogni trimestre, una giornata dove tutto il team si riunisce e non farà altro che:

• revisionare ogni singola scheda cliente di propria competenza;

• controllare che non ci siano dati mancanti o imprecisi;

• se necessario, contattare il cliente per verificare l’accuratezza delle informazioni.

Ricordate: la conoscenza del cliente è un patrimonio enorme che va tutelato.